适用于: Microsoft Office Outlook 2003
为了将潜在商机转化为实际的销售，您每天需要与客户 — 及潜在客户 — 进行交流。通常情况下，您需要在大量电子邮件中反复键入或粘贴相同的文本或套用信函。使用 Microsoft Office Outlook(r) 2003，您可以轻松快捷、准确无误地创建并发送这些信函。
设置电子邮件模板
在 Outlook 中，可以创建模板，使之包含要重复发送给不同收件人的文本。您可以撰写一封邮件并将其保存为模板，然后在需要时使用该模板。然后只需在发送邮件前，加
入新的或因人而异的文本即可。
感谢信
每次遇到潜在客户时，您需要发送跟进电子邮件，感谢他们花费时间并为他们提供有关您公司的其他信息。因为您要向每个客户发送该邮件，所以将它做成 Outlook 模板是
个不错的主意。
要点 如果使用 Microsoft Office Word 作为电子邮件编辑器，则无法创建Outlook 模板。要确保所使用的电子邮件编辑器不是 Word，请执行下列步骤：
在 Outlook 的“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。
清除“使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。
单击“应用”，然后单击“确定”。
创建邮件模板
在 Outlook 的“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“邮件”。
注释 还可以通过单击“常用”工具栏上的“新建邮件”按钮 开启新的邮件。
在新邮件打开后，请为它输入合适的主题并撰写内容。请留下足够空间，以便在将邮件发送给特定收件人时添加因人而异的信息。
在“文件”菜单上，单击“另存为”。
在“保存类型”列表中，选择“Outlook 模板”，然后单击“保存”
关闭用于创建模板的邮件。如果系统提示您保存邮件，请单击“否”。
现在，既然您已经创建好了电子邮件模板，因此可以将 Word 恢复为邮件编辑器了：
在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。
选中“使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件”旁边的复选框。
单击“应用”，然后单击“确定”。
准备邮件
设置了邮件模板之后，现在您可以向潜在客户发送跟进邮件了。该模板中已经包含了您需要传达的大部分信息，因此，您只需添加当时的数据和因人而异的评论，然后就可以
在“收件人”行中添加电子邮件地址并发送邮件了。
使用模板发送邮件
从“收件箱”中，单击“工具”菜单，单击“窗体”，然后单击“选择窗体”。
单击“查找”框，然后从下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”。
选择您的模板，然后单击“打开”。
根据需要，在邮件中添加环境特定信息，向“收件人”行中添加收件人的电子邮件地址，然后单击“发送”。
Word 销售模板
注释 本部分中的示例信函是为进行邮件合并而设计的，但是您还可以将其中的内容复制并粘贴到 Outlook 模板中。
致新客户的介绍性信函
订单确认（英文）
致客户的跟进邮件
致潜在客户的跟进邮件
致新客户的感谢信